個人情報保護方針

個人情報保護方針

株式会社　旭堂（以下、当社）は、お客様の個人情報を適正に取り扱い、お客様の情報を保護することが、当社の社会的責務であると考え、個人情報保護に対する基本方針を定め、全従業員に周知徹底するとともに、これを実行し維持してまいります。

1. 個人情報の取得、利用及び提供について

当社は、法令等を遵守した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行うとともに、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱うことはいたしません。また、利用目的の範囲を超える場合は、法令等に定める場合を除き、ご本人の同意を得ることとします。

（１）取得の原則 　個人情報の取得は、利用目的を明確にし事前にご本人の同意を得てから行います。
（２）利用、提供の原則 　個人情報の利用、提供を行う場合は、事前に明確にした利用目的の範囲内でのみ利用提供いたします。

2. 個人情報の適正管理について

当社は、取得した個人情報を適切に管理するため、組織的・人的・物理的・技術的な安全管理措置を講じ、個人情報の漏えい 　滅失又は毀損の防止及び是正に取り組みます

3. 苦情及び相談

当社は、個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談を受けた場合、その内容について迅速に事実関係を調査し、合理的な期間内に誠意をもって対応いたします。

4. 権利の尊重 　

当社は、個人情報に関する個人の権利を尊重し、お客様の個人情報についてご本人様からの開示の要求があった場合は、合理的な期間、妥当な範囲内で対応いたします　また、お客様の個人情報に誤り、変更があった場合は、ご本人であることが確認できた場合に限り、合理的な期間で速やかに対応いたします。

5. 法令、国が定める指針その他の規範の遵守について

当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、日本産業規格「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」（JIS Q15001）に準拠し、個人情報を保護いたします。

6. 個人情報の継続的改善について

当社は、個人情報管理責任者を設置し、社会情勢・環境の変化等を踏まえて、継続的に「個人情報マネジメントシステム」を実施、維持していきます。また、定期的に監査を実施し、見直し、改善します。

「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

「個人情報の保護に関する法律」（以下「法」といいます。）に基づき、以下の事項を「公表」致します。（「本人が容易に知り得る状態に置いている」こと、及び「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）」に置くことを義務付けられている事項を含みます。） 　

１．個人情報の利用目的の公表に関する事項 　

（１）書面以外で直接個人情報を取得する場合及び間接的に個人情報を取得する場合における利用目的　　

お客様から直接書面に記載された個人情報を取得する場合は、その都度、利用目的を明示させて頂きます。それ以外で個人情報を直接取得する場合、 または間接的に取得する場合は、次の利用目的の制限の範囲内で取り扱わせて頂きます。ただし、以下の（２）、（３）、（４）の場合は除きます。 　　　　　　

①商品の販売、発送及び関連するアフターサ－ビス 　　　　　　
②新商品、新サービスのお知らせ 　　　　　　
③お問い合わせへの回答 　　

（２）委託された「個人情報」の「利用目的」　　　

当社が委託された「個人情報」の「利用目的」は次のとおりです。 　　　　　　

①顧客企業より委託されたプリント処理業務及びそれに付帯する受託業務 　　

（３）合併、分社、事業継承による取得　　　　
　
平成２４年９月末現在、合併分社、事業継承による個人情報の取得はありません。 　

（４）「共同利用」に関する事項　　　　　

当社は、旭堂商事株式会社（当社子会社）との間で個人情報を（１）で定めた範囲内で共同利用することがあります。

２．安全管理のために講じた措置について

(1) 基本方針の策定
当社では、個人データの適正な取り扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン」等の遵守、「質問および苦情処理の窓口」等についての基本方針を策定しております。

(2) 個人データの取扱いに係る規律の整備
個人データの取扱いについては、取得、利用、保存、削除等場面ごとに基本的な取扱い方法を個人情報保護基本規程にて定めております。

(3) 組織的安全管理措置
①個人情報保護について各責任者を選任し、内部規程を策定・運用及び継続的改善を図っております。
②個人データを取り扱う従業者及び取り扱うデータの範囲を定めております。

(4) 人的安全管理措置
①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者へ定期的な教育を実施しております。
②個人データについての秘密保持に関する事項を機密情報保持に関する誓約書に記載しております。

(5) 物理的安全管理措置
個人データを取り扱うことのできる従業者及び区域を特定し、取り扱う区域へ入室できる従業者を限定しております。

(6) 技術的安全管理措置
個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確にし、アクセス制御を実施しております。

３．「保有個人データ」に関して「本人の知り得る状態」に置くべき事項

当社の「保有個人データ」の「利用目的」は、前項１．（１）と同様です。 　

４．個人情報の「第三者提供」について

当社は、お客様より取得させていただいた個人情報を適切に管理し、あらかじめお客様 の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。 　　　

・法令に基づく場合 　　　
・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。 　　　
・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難なとき。 　　　
・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれのあるとき。 　

５．「開示等の求め」に応じる手続き等に関する事項

当社では、保有個人データの本人またはその代理人からの開示・変更等・利用停止・第三者提供記録の開示等の求めに対応させて頂いております。 　　

（１）開示の求めの対象となる項目（「保有個人データ」の特定に資する情報）

　　　・氏名　・住所　・会社名　・役職　・電話番号　・ＦＡＸ番号　・メールアドレス 　　　　　
　　　・その他ご本人より指定のあった保有個人データ項目 　　

（２）「開示等の求め」の申出先 　　　　　　

　　　開示等の求めは下記の宛先に電話、ＦＡＸ，郵便または電子メールでお申し込みください。

　　　・郵便　　　〒900-0015　沖縄県那覇市久茂地１－１－１　３Ｆ 　　　　　　　　　　 　　　　
　　　　　　　　　　株式会社　旭 堂　個人情報保護管理者 中曽根 辰彦 または、お客様相談窓口 　　　　　　

　　　・電話　　　（０９８）８６０－１１００ 　　　　　　

　　　・ＦＡＸ　　（０９８）８６０－１２００ 　　　　　　

　　　・電子メール　privacy@okinawa-asahido.co.jp

（３）「開示等の求め」に際して提出すべき書面 　　　　　　

　「開示等の求め」を受け付けた後、当社所定の申込書を郵送させて頂きます。その申込書に所定の事項を全てご記入の上、本人確認のための書類（運転免許証：本籍地の記載がある場合はマスキングしてください、パスポートなど公的書類のコピー１点）を同封し、上記宛先までご郵送下さい。
　その際手数料として返信用切手８３９円を同封してください。（手数料８３９円の内訳は、郵便代８４円、一般書留料４３５円、配達証明料３２０円になります） 　　

（４）「開示等の求め」に対する回答方法 　　　　　　

　　　申請者の記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。 　　

（５）開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」 　　　　　　

　　開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲でのみ取り扱うものとします。提出頂いた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、２年間保存し、その後廃棄させて頂きます。 　
　　

６．「苦情」の受付窓口に関する事項

（１）個人情報の取扱いに関する苦情については、下記までお申し出ください。 　　　　

　　【お電話による場合】 　　　　　
　　株式会社 旭 堂　　お客様相談窓口　　（０９８）８６０－１１００ 　　　　
　　【書面による場合】 　　　　　
　　〒900-0015　沖縄県那覇市久茂地１－１－１　３Ｆ　　株式会社　旭 堂　個人情報保護管理者 中曽根 辰彦 または、お客様相談窓口 　　
　　【電子メールによる場合】 　　　　　　
　　株式会社 旭 堂　　お客様相談窓口　　privacy@okinawa-asahido.co.jp 　　

（２）当社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称及び苦情の申出先 　　　　

　　【認定個人情報保護団体の名称】　一般財団法人　日本情報経済社会推進協会 　　　　
　　【苦情解決の連絡先】　　　　　　認定個人情報保護団体事務局 　　　　　

　　＜　住所　＞ 〒106-0032 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内 　　　　　
　　＜電話番号＞　０３－５８６０－７５６５、０１２０－７００－７７９

（制定日）平成15年4月1日
（改定日）令和 5年3月1日

株式会社 旭 堂
代表取締役
中曽根 達幸